Chefens fallgrop nr 4: Du tycker att allt är lika viktigt

Allt är INTE lika viktigt. Som chef måste du lära dig att prioritera. Om du inte kan prioritera kommer du känna att du inte hinner med dina arbetsuppgifter och att dina resultat kommer försämras.

 

Det finns en regel som heter 80/20-regeln.

Denna regel går ut på att 20% av det du gör står för 80% av ditt resultat!

 

Denna regel, även kallad Paretos lag, kan appliceras på alla områden t ex:

 

Kunder: 20% av dina kunder står för 80% av dina intäkter

Produkter: 20% av dina produkter står för 80% av försäljningen

Medarbetaren: 20% av dina medarbetaren tar/kräver 80% av den tid du har avsatt för dina medarbetaren

 

En amerikansk managementguru, Peter Drucker, har vid ett tillfälle sagt följande:

Inget är så meningslöst som ett kompetent utförande av det som inte borde utföras alls.

 

Ett bra sätt för att underlätta sina prioriteringar är att kategorisera uppgifter efter följande system:

  • Hög eller låg inverkan på verksamheten
  • Hög eller låg prioritet

 

prioritera

Chefens fallgrop nr 3: Förstår inte att du testas som ny chef och ledare

Vem är den nya chefen? Hur beter sig den nya chefen? Vilka värderingar har den nya chefen? Dessa och många fler frågor har dina medarbetaren om dig som chef och ledare. Frågan är hur ska dem få svar på alla sina frågor?

Jo, dina medarbetaren testar dig!

Många nya chefer förstår inte att medarbetarna testar sin nya chef. Medarbetarna gör inte detta av elakhet eller av någon annan negativ anledning utan de gör det helt enkel för att få svar på sina frågor.

Hamna inte i onödigt jobbiga situationer genom att ta tag i gamla problem direkt utan lär dig först kulturen och skapa dig en egen uppfattning och samla in så mycket fakta som möjligt. Det är lätt att som ny chef vilja visa att du vågar ta beslut men ett förhastat beslut utan att ha en helhetsbild kan skapa mer problem och konflikter för dig längre fram.

Många medarbetaren kan även testa dig som ny chef genom att så kallat delegera uppåt arbetsuppgifter. T ex medarbetaren ber om råd och då säger du “Jag ska kolla upp det”. Helt plötslig är det du som har en uppgift att göra. Det är bättre att du som chef och ledare frågar medarbetaren “Vad tycker du? Vilken lösning tycker du är lämplig? Eller så hänvisar du medarbetaren till var det finns mer information angående det ni pratar om.” Låt medarbetaren utför arbetsuppgifterna och var tydlig, ställ krav och följ upp strukturerat. Om du inte gör detta finns det en stor risk att det är du som till slut sitter med samtliga arbetsuppgifter…

overloaded

Är du en bra chef eller en dålig chef…?

Vad skiljer en bra chef från en dålig chef? En sak som skiljer en bra chef från en dålig chef är hur du hanterar fel och brister i din organisation.  Jag vill ge dig ett verktyg som ger dig en möjlighet att se om du är en bra eller dålig chef.

Tänk på att detta är en väldigt förenklad och grov version men med det sagt så är det ändå ett bra verktyg för att grovt mäta och ge dig ett utgångsvärde på hur du ligger till.

Jag tänker mig alltid att det finns minst tre nivåer av chefer.

De tre olika nivåerna på chefer:

  1. Dålig chef
  2. Vanlig chef
  3. Bra chef

DÅLIG CHEF
Den dåliga chefen är duktig på att konstatera problem och hitta fel och brister. Men den dåliga chefen stannar här och jobbar inte vidare med sin personal med det som har konstaterats.

VANLIG CHEF
Den vanliga chefen är precis som den dåliga chefen duktigt på att få gruppen att konstatera brister och fel i organisationen men den vanliga chefen går ett steg längre. Den vanliga chefen tar även gemensamt fram lösningar på de brister och fel som har konstaterats och genomför lösningarna till en viss del.

BRA CHEF
En bra chef gör precis som den dåliga chefen och den vanliga chefen. En bra chef kommer gemensamt fram till och konstaterar brister och fel i organisationen och hittar lösningar. Det som utmärker en vanlig chef och en bra chef är att den vanliga chefen stannar till stor del vid lösningen medan en bra chef går ett steg längre och genomför och följer upp alla framtagna lösningar.

 

bra_chef

Chefens fallgrop nr 2: Vågar inte vara chef

Som chef måste du ta beslut och bestämma. Om du inte begår misstag nr 1 “Vara en kompischef” så kommer detta misstaget vara betydligt enklare att undvika.

Vissa chefer tycker att det är jobbigt att ta beslut och bestämma men det är en stor del av ditt uppdrag som chef. Det finns visa knep du kan ta till för att det ska vara enklare att vara chef och ledare.

  • Ta ansvar och våga vara ledare och chef, kryp inte undan.
    Alla kan inte tycka om dig men alla ska i alla fall respektera dig.
  • Var ingen kompischef.
  • Din närmste chef MÅSTE ge sitt fulla stöd till dig. Detta ska din närmste chef se till att samtliga medarbetare är införstådda med.
  • Lämna över inför alla på ett möte. Klargör vem som bestämmer.
  • Finns din företrädare kvar i organisationen ska denna person dra sig tillbaka och låta dig agera. Om denna person lägger sig i ska du genast upp detta till diskussion.
  • Stäva efter att vinna allas fulla förtroende. Detta tar tid men är en förutsättning för ett gott ledarskap och chefskap. En enkel sak är att aldrig prata negativt om en person som inte är närvarande.

 

afraid

Chefens fallgrop nr 1: Vara en “kompischef”

Ett vanligt misstag som många nytillträdda chefer gör är att de tror att chefen kan vara kompis med sina medarbetaren.

Detta är speciellt vanligt när en från gruppen blir utsedd till chef över sina gamla kollegor.

Du är INTE längre en i gänget och du är inte specialisten på att utföra arbetet. Du känner dig förmodligen trygg i din gamla specialistroll men nu är du chef och ledare och måste axla denna rollen istället. Det är inte du som ska veta bäst och utför arbetet nu utan det är din medarbetare som ska göra och veta detta. Du ska leda och fördela arbetet. Du ska se till så att resultat för verksamheten är så bra som möjligt och detta gör du bland annat genom att skapa förutsättningar åt dina medarbetaren till att gör ett bra jobb.

Som chef och ledare hamnar du i en situation mellan dina medarbetaren och företaget. Du kommer att få påtryckningar från dina medarbetare att de vill ha förändringar m.m. samtidigt som företaget har ett sparkrav på dig och din avdelning. Du kanske till och med måste säga upp en medarbetare på grund av besparingskrav.

Du är inte en i gänget och ska inte heller vara det. Du kan inte vara kompis med dina medarbetaren utan du är deras chef. Dina medarbetare kommer att ändra sin inställning till dig och detta kommer du att märka. Var bara lugn… detta är helt normalt och det är en del i processen.

När du har en chefsposition måste du tänka på vad du säger. Från och med nu företräder du arbetsgivaren och allt som du säger och lovar t ex om höjd lön, ledighet, befordringar och inköp av utrustning gäller, tänk på vad du säger…

 

Chefens misstag