Så blir du en framgångsrik och självgående chef

En av de absolut vanligaste frågorna jag får som handlar om ledarskap är dessa två:

  • Hur får jag mina medarbetare att bli mer självgående och framgångsrika?
  • Hur blir jag självgående och framgångsrik?

Svaret är enkelt, svarar jag.
Svaret är enkelt men det är hårt arbete för att nå ditt mål.
Jag har genom egen erfarenhet och genom att ha läst otal många ledarskapsböcker kommit fram till 3 enkla frågor som gör dig och dina medarbetare självgående.

star

De tre frågorna för att bli en självgående och framgångsrik medarbetare eller chef är:

  • Vad gör du?
  • Varför gör du det?
  • Vad gör du under tiden?

Låt mig förklara hur du ska använda dessa tre frågor för att få självgående och framgångsrika medarbetaren eller för att själv bli en mer självgående och framgångsrik chef.

Väldigt förenklat kan vi utgå från följande situation.
En medarbetare får efter en omorganisation ett nytt kontor. Det saknas en papperskorg och det finns inga papperskorgar att tillgå. Nu ställer du den första frågan:

Vad gör du? Svaret är att först se efter om det finns en papperskorg att tillgå. Om det inte finns ska en ny beställas och leveranstiden är, låt oss säga, två dagar. Nästa fråga är:

Varför gör du det? Eftersom det inte finns några papperskorgar att tillgå och du behöver en papperskorg för att kunna kasta ditt skräp. Nu kommer den sista och viktigaste frågan som är svaret på hur du blir självgående och framgångsrik.

Vad gör du under tiden? Svaret är att du går och hämtar en kartong eller liknanden som du använder som en tillfällig papperskorg fram till den nya är levererad.

Exemplet ovan är väldigt förenklat men tekniken med att ställa de tre frågorna gäller på nästintill samtliga situationer där du vill vara självgående och framgångsrik i.

Ett till exempel på hur dessa tre frågorna hjälper dig att bli mer självgående och framgångsrik får du här nedan.
För några år sedan fick jag en förfrågan från en företagsledare om jag kunde coacha honom i ledarskap. Vi satte oss ner och han fick berätta vad han ville ha hjälp med. Jag tror att du kan gissa vad han hade för önskemål.. Jo, han ville ha mer självgående medarbetaren. Jag började med att gå igenom en teori jag har om yttre och inre bortförklaringar, detta kommer jag att skriva ett inlägg om senare. Efter detta berättade jag om mina tre frågor för en mer självgående och framgångsrik ledare och chef.

Följande dilemma hade uppkommit:
En medarbetare arbetade med ett projekt men projektet kom ingenstans. Företagsledaren kallade in medarbetaren, som vi nu mer kallar Kalle, och frågade om status på projektet. Kalle svarade att han väntade på svar från en annan medarbetare på en annan avdelning. Anledningen till att projektet inte kom någonstans berodde på en annan medarbetare enligt Kalle, en så kallad yttre bortförklaring.

Om vi nu försöker att besvara de tre frågorna för att bli mer självgående och framgångsrik ska vi se var det brister.

Vad gör Kalle? Jo, han mailar en fråga till en annan medarbetare på en annan avdelning.

Varför gör Kalle detta? Jo, för att få svar på en fråga som kommer göra att projektet kan fortgå. Får Kalle inget svar stannar hela projektet upp.

Vad gör Kalle under tiden? Inget, han väntar på svar och lägger hela skulden på den andra medarbetaren för att projektet står stilla.

Vad skulle Kalle gjort under tiden egentligen? Jo, han skulle ha försökt ringa, sms:a, skickat ett till mail, gått personligen till den andra medarbetarens kontor och om inget av detta hjälper ska han vända sig till sin närmste chef för att eskalera frågan till nästa nivå.

Om du har gjort allt som står i din makt är det läge för att eskalera frågan eller ärendet till din närmste chef.
Tänk på att din närmste chef ska vara ditt nästa steg när du inte kommer längre i en fråga eller ett ärende.

.

Hur du lyckas med förändringar…

Som chef har du säkert upplevt att du vill genomföra en förändring i din organisation och stött på motstånd. Detta motstånd är helt naturligt. Så fort du ändrar en rutin eller ett arbetssätt kommer du stötta på motstånd. Det viktiga är att du vet om vilket sorts motstånd som du möter. Det finns 8 steg i motståndstrappan.

 

Motståndstrappan

 

Om du kan placera in dina medarbetaren enskilt i denna motståndstrappan kommer du sedan steg för steg kunna driva igenom din förändring framgångsrikt!

Kom ihåg att jag gärna hjälper dig om du vill. Det är bara att skicka ett mail så är vi igång.

 

Chefens fallgrop nr 4: Du tycker att allt är lika viktigt

Allt är INTE lika viktigt. Som chef måste du lära dig att prioritera. Om du inte kan prioritera kommer du känna att du inte hinner med dina arbetsuppgifter och att dina resultat kommer försämras.

 

Det finns en regel som heter 80/20-regeln.

Denna regel går ut på att 20% av det du gör står för 80% av ditt resultat!

 

Denna regel, även kallad Paretos lag, kan appliceras på alla områden t ex:

 

Kunder: 20% av dina kunder står för 80% av dina intäkter

Produkter: 20% av dina produkter står för 80% av försäljningen

Medarbetaren: 20% av dina medarbetaren tar/kräver 80% av den tid du har avsatt för dina medarbetaren

 

En amerikansk managementguru, Peter Drucker, har vid ett tillfälle sagt följande:

Inget är så meningslöst som ett kompetent utförande av det som inte borde utföras alls.

 

Ett bra sätt för att underlätta sina prioriteringar är att kategorisera uppgifter efter följande system:

  • Hög eller låg inverkan på verksamheten
  • Hög eller låg prioritet

 

prioritera

Chefens fallgrop nr 3: Förstår inte att du testas som ny chef och ledare

Vem är den nya chefen? Hur beter sig den nya chefen? Vilka värderingar har den nya chefen? Dessa och många fler frågor har dina medarbetaren om dig som chef och ledare. Frågan är hur ska dem få svar på alla sina frågor?

Jo, dina medarbetaren testar dig!

Många nya chefer förstår inte att medarbetarna testar sin nya chef. Medarbetarna gör inte detta av elakhet eller av någon annan negativ anledning utan de gör det helt enkel för att få svar på sina frågor.

Hamna inte i onödigt jobbiga situationer genom att ta tag i gamla problem direkt utan lär dig först kulturen och skapa dig en egen uppfattning och samla in så mycket fakta som möjligt. Det är lätt att som ny chef vilja visa att du vågar ta beslut men ett förhastat beslut utan att ha en helhetsbild kan skapa mer problem och konflikter för dig längre fram.

Många medarbetaren kan även testa dig som ny chef genom att så kallat delegera uppåt arbetsuppgifter. T ex medarbetaren ber om råd och då säger du “Jag ska kolla upp det”. Helt plötslig är det du som har en uppgift att göra. Det är bättre att du som chef och ledare frågar medarbetaren “Vad tycker du? Vilken lösning tycker du är lämplig? Eller så hänvisar du medarbetaren till var det finns mer information angående det ni pratar om.” Låt medarbetaren utför arbetsuppgifterna och var tydlig, ställ krav och följ upp strukturerat. Om du inte gör detta finns det en stor risk att det är du som till slut sitter med samtliga arbetsuppgifter…

overloaded

Är du en bra chef eller en dålig chef…?

Vad skiljer en bra chef från en dålig chef? En sak som skiljer en bra chef från en dålig chef är hur du hanterar fel och brister i din organisation.  Jag vill ge dig ett verktyg som ger dig en möjlighet att se om du är en bra eller dålig chef.

Tänk på att detta är en väldigt förenklad och grov version men med det sagt så är det ändå ett bra verktyg för att grovt mäta och ge dig ett utgångsvärde på hur du ligger till.

Jag tänker mig alltid att det finns minst tre nivåer av chefer.

De tre olika nivåerna på chefer:

  1. Dålig chef
  2. Vanlig chef
  3. Bra chef

DÅLIG CHEF
Den dåliga chefen är duktig på att konstatera problem och hitta fel och brister. Men den dåliga chefen stannar här och jobbar inte vidare med sin personal med det som har konstaterats.

VANLIG CHEF
Den vanliga chefen är precis som den dåliga chefen duktigt på att få gruppen att konstatera brister och fel i organisationen men den vanliga chefen går ett steg längre. Den vanliga chefen tar även gemensamt fram lösningar på de brister och fel som har konstaterats och genomför lösningarna till en viss del.

BRA CHEF
En bra chef gör precis som den dåliga chefen och den vanliga chefen. En bra chef kommer gemensamt fram till och konstaterar brister och fel i organisationen och hittar lösningar. Det som utmärker en vanlig chef och en bra chef är att den vanliga chefen stannar till stor del vid lösningen medan en bra chef går ett steg längre och genomför och följer upp alla framtagna lösningar.

 

bra_chef

Chefens fallgrop nr 2: Vågar inte vara chef

Som chef måste du ta beslut och bestämma. Om du inte begår misstag nr 1 “Vara en kompischef” så kommer detta misstaget vara betydligt enklare att undvika.

Vissa chefer tycker att det är jobbigt att ta beslut och bestämma men det är en stor del av ditt uppdrag som chef. Det finns visa knep du kan ta till för att det ska vara enklare att vara chef och ledare.

  • Ta ansvar och våga vara ledare och chef, kryp inte undan.
    Alla kan inte tycka om dig men alla ska i alla fall respektera dig.
  • Var ingen kompischef.
  • Din närmste chef MÅSTE ge sitt fulla stöd till dig. Detta ska din närmste chef se till att samtliga medarbetare är införstådda med.
  • Lämna över inför alla på ett möte. Klargör vem som bestämmer.
  • Finns din företrädare kvar i organisationen ska denna person dra sig tillbaka och låta dig agera. Om denna person lägger sig i ska du genast upp detta till diskussion.
  • Stäva efter att vinna allas fulla förtroende. Detta tar tid men är en förutsättning för ett gott ledarskap och chefskap. En enkel sak är att aldrig prata negativt om en person som inte är närvarande.

 

afraid

Chefens fallgrop nr 1: Vara en “kompischef”

Ett vanligt misstag som många nytillträdda chefer gör är att de tror att chefen kan vara kompis med sina medarbetaren.

Detta är speciellt vanligt när en från gruppen blir utsedd till chef över sina gamla kollegor.

Du är INTE längre en i gänget och du är inte specialisten på att utföra arbetet. Du känner dig förmodligen trygg i din gamla specialistroll men nu är du chef och ledare och måste axla denna rollen istället. Det är inte du som ska veta bäst och utför arbetet nu utan det är din medarbetare som ska göra och veta detta. Du ska leda och fördela arbetet. Du ska se till så att resultat för verksamheten är så bra som möjligt och detta gör du bland annat genom att skapa förutsättningar åt dina medarbetaren till att gör ett bra jobb.

Som chef och ledare hamnar du i en situation mellan dina medarbetaren och företaget. Du kommer att få påtryckningar från dina medarbetare att de vill ha förändringar m.m. samtidigt som företaget har ett sparkrav på dig och din avdelning. Du kanske till och med måste säga upp en medarbetare på grund av besparingskrav.

Du är inte en i gänget och ska inte heller vara det. Du kan inte vara kompis med dina medarbetaren utan du är deras chef. Dina medarbetare kommer att ändra sin inställning till dig och detta kommer du att märka. Var bara lugn… detta är helt normalt och det är en del i processen.

När du har en chefsposition måste du tänka på vad du säger. Från och med nu företräder du arbetsgivaren och allt som du säger och lovar t ex om höjd lön, ledighet, befordringar och inköp av utrustning gäller, tänk på vad du säger…

 

Chefens misstag

Så vänder du ett misstag till en fördel…

 

Jag har haft många samtal med chefer och för den delen företagsledare i ägarledda företag som har begått stora och små misstag och haft en oerhörd jobbig känsla inombords.

När du väl förstår att du har begått ett misstag har du kommit en bra bit på vägen. Men det är nu du förmodligen känner den där jobbiga känslan inom dig, precis som så många andra känner.

Jag har ett väldigt enkelt tips och en hoppfull förklaring på hur du kan vända ditt misstag till din fördel.

För att lätta lite på den jobbiga känslan du känner och ge lite framtidstro har jag ett tips på en tankegång jag brukar följa när jag har begått ett misstag.

Har du tänkt på att människor alltid pratar om “magkänsla” och “erfarenhet“? Dessa två saker hänger ihop, enligt mig, med att begå misstag och dra lärdom av de.

misstake

Att få den där knutan i magen efter att det har gått upp för dig att du har begått ett misstag är ett sundhetstecken och en del av processen till att bli en bättre chef och ledare som tar bättre beslut.

Din kropp mår dåligt och säger till din hjärna att aldrig göra om detta du precis gjorde. Hjärnan och kroppen börjar nu att skapa ett minne av denna händelse för att kunna identifiera liknande situationer i framtiden och varna dig för dem.

När du efter en tid kommer till en liknande situation kommer din kropp att säga ifrån genom att ge dig en “magkänsla” och din hjärna kommer att ta fram det minne som skapades tidigare och ge dig “erfarenhet“.

Med hjälp av tiden ändras benämningen “misstag” till att istället benämnas som “erfarenhet“. Tänk på det när du läser en platsannons där dem söker en erfaren chef… Då söker man en chef som begått misstag och tagit lärdom av dem. Lär dig av dina misstag för då kommer de med tidens hjälp att kallas och användas som erfarenhet.

Så här lyckas din ledningsgrupp med genomförandet av ert beslut

Ett beslut i sig kan vara bra men sättet att genomföra det kunde ha varit betydligt bättre. För att kunna genomföra det som ledningsgruppen har beslutat om måste berörda parter känna ett förtroende för sin ledningsgrupp samt uppleva att de får sin röst hörd. Att genomföra ett beslut vilar på två stora och viktiga steg.

  • Förtroende för ledningsgruppen att fatta genomtänkta beslut.
  • Sättet hur det ska genomföras.

Oftast uppnås inte önskat resultat på de beslut som ledningsgruppen har tagit. En anledning till detta är att ledningsgruppen även har beslutat om hur och på vilket sätt beslutet ska genomföras på. Enligt mig ska en ledningsgrupp ange beslutets önskade effekter och överlåt i så stor utsträckning som möjligt till organisationens medarbetare att finna de bästa vägarna för hur beslutet ska genomföras.

Att lyckas med genomförande krävs det att beslutet som tas ska baseras på fakta och vara genomtänkt. Under själva beslutsprocessen ska berörda parter ha fått sin chans att säga sitt, med andra ord ha en dialog. Låt sedan utformningen och arbetssättet till hur beslutet ska genomföras i praktiken till de medarbetaren och chefer som ska genomföra det.

Ledningsgrupp

Vanliga fel en ledningsgrupp gör

Vanliga fel en ledningsgrupp gör:

  • Tar på sig uppgifter som inte är övergripande vilket leder till att ledningsgruppen får mycket att göra och besluta om, vilket egentligen inte ska ligga på deras bord
  • Tar beslut under tidsbrist som nästan alltid leder till beslut som inte är riktigt genomtänkta.
  • Ledningsgruppen upplever det som motstånd mot förändringar när de som berörs av besluten ställer frågor. Oftast är det väldigt bra frågor som har sitt utgångsläge från en känd verklighet. Ställs det frågor har ledningsgruppen inte lyckats med att förankra sitt beslut.
  • Att förankra ett beslut är inte lika med att sätta upp ett anslag och maila berörda parter.
  • “trycker ut” beslut i organisationen som har tagits i tidsnöd och utformats dåligt.
  • Ett beslut som inte är förankrat i organisation kommer i bästa fall att genomföras på ett dåligt sätt och i sämsta fall inte genomföras överhuvudtaget. Tänk på att brist på motivation och engagemang beror på stor del på brist på dialog och upplevt förtroende.

 

management_team