Chefens fallgrop nr 4: Du tycker att allt är lika viktigt

Allt är INTE lika viktigt. Som chef måste du lära dig att prioritera. Om du inte kan prioritera kommer du känna att du inte hinner med dina arbetsuppgifter och att dina resultat kommer försämras.

 

Det finns en regel som heter 80/20-regeln.

Denna regel går ut på att 20% av det du gör står för 80% av ditt resultat!

 

Denna regel, även kallad Paretos lag, kan appliceras på alla områden t ex:

 

Kunder: 20% av dina kunder står för 80% av dina intäkter

Produkter: 20% av dina produkter står för 80% av försäljningen

Medarbetaren: 20% av dina medarbetaren tar/kräver 80% av den tid du har avsatt för dina medarbetaren

 

En amerikansk managementguru, Peter Drucker, har vid ett tillfälle sagt följande:

Inget är så meningslöst som ett kompetent utförande av det som inte borde utföras alls.

 

Ett bra sätt för att underlätta sina prioriteringar är att kategorisera uppgifter efter följande system:

  • Hög eller låg inverkan på verksamheten
  • Hög eller låg prioritet

 

prioritera

Framgångsrik uppföljning

Vid all affärsutveckling är det viktigt att du arbetar strukturerat. Det finns en del tekniker eller upplägg som hjälper dig med att kunna arbeta aktivt och utvecklande med din affärsutveckling. Upplägget som jag beskriver i detta inlägg kan appliceras på alla affärsområden som du vill förbättra och utveckla. När du arbetar och ska utvärdera vad du har åstadkommit bör du dela upp det i fyra områden.

För en framgångsrik uppföljning ska du gå igenom dessa 4 områdena:

 

  1. Produkt
  2. Marknadsföring
  3. Försäljning
  4. Leverans

 

PRODUKT
Har beskriver du vilka förändringar som har gjorts med produkten. Det kan handla om rena produktförbättringar såsom ny design, nya funktioner, utbildningar, certifieringar m.m.

MARKNADSFÖRING
Här beskriver du hur produkten har marknadsförts. Samtliga marknadsföringsevent ska du kunna räkna på hur mycket du får tillbaka per satsad krona. Kom ihåg att informera om de förbättringar du har gjort med produkten.

FÖRSÄLJNING
Här beskriver du hur produkten  säljs. Genom vilka kanaler, t ex via webshop, fysisk butik, fältförsäljning, mässor, direktreklam, Annonser i press och branschtidningar m.m. Det är viktigt att du har en uppfattning av fördelningen av försäljningen mellan de olika försäljningskanalerna.

LEVERANS
Här ska du beskriva de aktiviteter som görs för att hålla en jämn kvalitet på produkten. Tillverkningen/tjänsten måste kunna hänga med i försäljningsuppgången. Du ska även beskriva vad och hur du har löst reklamationer, kundsynpunkter, leverans problem m.m.

framgangsrik_uppfoljning

AVSLUTNINGSVIS
Om all din uppföljning och utvärdering görs på detta sätt så kommer du märka att du får ett mycket bättre helhetsgrepp och du kommer se var du ska lägga tid och resurser någonstans. Många av de chefer som jag har presenterat denna enkla teknik för har efter ett tag sagt att den har hjälpt dem att lyfta blicken. Enligt min erfarenhet så lägger många chefer mycket tid på det sista området “Leverans” och väsentligt mycket mindre tid, om ingen alls, på de övriga områdena när det gäller uppföljning och utvärdering.

Varför behöver du en strategi?

Tänk OM det blir precis så som du har tänkt dig, ditt drömläge?
Vad kul, eller hur?

Då kommer frågan, vad har du tänkt dig, vilket är ditt drömläge? Det är det som är grunden i din strategi.

Enligt min erfarenhet är strategier något som många tycker är jobbigt att arbeta med eller att det är endast något för den högsta ledning.

Vill du att ditt företag eller din avdelning ska lyckas?
Ja, svara du förmodligen. Men vad menar du då med att lyckas? Lyckas med vad?

Om du har en vision, strategi och delmål så vet du vad det är som du vill lyckas med. Det skapar en tydlighet för din organisation att veta vad företaget eller avdelningen vill uppnå.

Du har säker hört detta flera gånger tidigare att du och dina medarbetare måste ha en helhetsbild av verksamheten och tänka långsiktigt. Men varför är det så viktigt att ha en helhetsbild och tänka långsiktigt?

Förenklat kan jag beskriva det på följande sätt:

  • Vision – Det är företagets absoluta drömläge
  • Strategi – Det är vad vi gör, i vilken riktning, vi följer för att förverkliga vår vision
  • Mål – Det är vad vi måste uppnå längst vägen för att förverkliga vår vision

vision

Om du inte vet ditt drömläge hur ska du då veta i vilken riktning du ska leda företaget eller dina medarbetaren och om du inte vet vilken riktning hur vet du då vilka mål du ska sätta? Jag har träffat många små- och medelstora företag där de har satt mål på vad de vill uppnå. När vi sedan har satt oss ner för att gå igenom målen och se vad de ska leda till, i vilken riktning företaget styr mot, finner vi direkta motsättningar i deras mål. Detta inträffar därför att man har satt mål utan stöd från någon strategi. Man har nämligen börjat med att sätta mål och inte haft “tid” att ta fram en vision och strategi. Behöver jag säga att företagen har visat både ett bättre ekonomiskt resultat och en bättre arbetsmiljö framför allt för ökad tydlighet efter att en vision, strategi och mål har skapats.

Många av de chefer och företagsledare jag har träffat har några saker gemensamt när det gäller vision- och strategi arbetet: 

  • Man upplever att man lider av tidsbrist för att kunna arbeta med vision och strategi.
  • Det är ingen som efterfrågar en vision och strategi, inte ens din närmste chef.
  • Man upplever att man mår bäst när man kan påvisa vad man har gjort med en lång lista som man har bockat av. Det är inte lika lätt att bocka av tankearbete, din chef kanske till och med inte har någon förståelse för vad tankearbete är bra för.
  • Du arbetar operativt. Svarar på mail, telefonsamtal möter medarbetaren på ditt kontor. Det är dessa saker som du tycker påvisar att du gör ditt jobb och levererar resultat.

Operativa uppgifter kommer till dig men strategiska uppgifter måste du driva medvetet. Om du inte jobbar med strategiska frågor kommer dina dagar att handla till stor del om att rycka ut på så kallade brandkårssläckningar.

 

Lär dig på 2 minuter skillnaden mellan att jobba operativt kontra strategiskt

Inom ditt ledarskap och chefskap är det viktigt att veta vad operativt arbete är och vad strategiskt arbete är. Jag kommer här att på två minuter väldigt förenklat förklara vad skillnaden är mellan att jobba operativt kontra strategiskt.

Det kan vara svårt att förstå vad strategiskt arbete innebär. Att jobba operativt som chef är mycket lättare att förstå.
Vi kan förenkla uttrycken och gör dem mer lättförståeliga.

OPERATIVT = Att praktiskt utföra uppgifter.
STRATEGISKT = Att göra långsiktiga planeringar.

Läs även denna artikel som handlar om att arbeta operativt och strategiskt i ditt ledarskap, klicka här!

En bok jag kan rekommendera är Strategi (häftad, 2012)

Bokomslag Strategi (häftad)

5 tips om affärsförhandling

  1. FÖRBEREDELSE
    Som affärsutvecklare är det viktigt att du kan förhandla. Utan förberedelse kommer du inte att lyckas med din förhandling. Det är viktig att du vet varför och vilket ditt syfte och mål är med förhandlingen, enkelt uttryck vad vill du som affärsutvecklare uppnå med förhandlingen. Vilka är dina krav, vad är det sämsta respektive det bästa läget, vilket är ditt önskeläge i förhandlingen? Vilka krav kan den du ska förhandla med ha? Vilka argument kommer de med? Förberedd dig och du är ett steg närmre en lyckad förhandling.
  2. GE OCH TA
    Om du har förberett dig vet du vilka krav och det lägsta/minsta du kan gå med på. Kompromisser är en väldigt viktig del av en förhandling. Blanda aldrig in känslor utan håll dig till dig de ramar du har fått fram när du förberedde dig. Ge och ta inom dessa ramarna för att båda parter ska känna sig nöjda.
  3. STÄLL KRAV
    Att sätta press och ställa krav ska du göra så tidigt du kan i förhandlingen. En viktig signal är när den du förhandlar med ger dig positiva impulser. Det är viktig att komma ihåg att den press du sätter på den du förhandlar med ska finnas inom den ram som du kom fram till i din förberedelse. Alldeles för många förhandlingar har strandat för att en part har frångått sina egna krav och sämsta/bästa läge och under förhandlingen blivit girig och kommit med nya orimliga krav. Att sätta press kan vara att du lämnar ett förslag på hur en lösning på ett problem skulle kunna se ut. Du kan skriva ner tre nyckelord och ge till den du förhandlar med t ex Snabb leverans Lågt prisHög kvalitet och låt sedan dem välja ut två av dessa tre nyckelord.
  4. LYSSNA
    Lyssna på den du förhandlar med. En av de viktigaste egenskaper inom förhandling är att lyssna. Ställ frågor och lyssna och analyser det du hör. Personerna du förhandlar med vad vill dem? Vad är viktigast för dem? Vad är mindre viktigt?
  5. VAR ÖVERENS OM DET NI KOM ÖVERENS OM
    Ett säkert sätt för att förstöra en långsiktig relation är att man inte konkretiserar det man kom överens om. Det man inte skriver ner att man är överens om kommer med tiden att tolkas på två olika sätt utav parterna och resultera i en onödig intressekonflikt.

negotiation

Låter det krångligt?

Skicka ett mail till mig så hjälper jag dig!
andre.sjoberg@ledarskapsteknik.se

.

 

 

Framgångsrik affärsutveckling – vill, kan och får

 

Som affärsutvecklare är det viktigt och vara medveten om de grundläggande ramarna som finns för en framgångsrik affärsutveckling. Affären måste bygga på det vi vill, kan och får. Om vi tar och går igenom dessa tre områden var för sig så kommer det bli lättare och förstå helheten, vi börjar med vad vi vill.

VILL
Det är ledningen som har en viljeinriktning som sannolikt tar sig uttryck i företagets vision. Att veta vad vi vill är nödvändigt för att överhuvud taget veta vart vi ska. Men det räcker inte med att bara vet vad vi vill utan vi måste även veta vad vi kan.

KAN
Vad vi kan får vi reda på från vår SWOT-analys. SWOT-analysen kartlägger företagets styrkor, svagheter, hot och möjligheter och med hjälp av SWOT-analysen vet vi vad vi kan.

FÅR
Nu vet vi vad vi vill och vad vi kan och då är nästa steg att ta reda på vad vi får göra. Det som bestämmer vad vi får göra är lagar, branschregler och inte minst affärsetiska normer, som gör en del strategier oanvändbara.

Genom att ta reda på vad företaget vill, kan och får göra kan du ta fram realistiska strategier och få en framgångsrik affärsutveckling.

Låter det krångligt?

Skicka ett mail till mig så hjälper jag dig!
andre.sjoberg@ledarskapsteknik.se

Affärsutveckling

SWOT-analys – Så här gör du…

Jag tänker förklara i detta inlägg hur du som affärsutvecklare kan göra en förenklad SWOT-analys.

Genom att du gör en SWOT-analys kartlägger du ditt företags styrkor, svagheter, hot och de möjligheter som finns internt och externt. SWOT-analysen är en av affärsutvecklarens bästa verktyg för att kunna utveckla verksamheten och företaget.

SWOT står för Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats eller på svenska – Styrkor, Svagheter, Möjligheter och hot.

SWOT-analysen är ett verktyg som hjälper dig att:
1. Kartlägga och synliggör de styrkor, svagheter, hot och möjligheter som kan ha betydelse för ditt företag.
2. Få fram material som kan användas som informations- och diskussionsunderlag för vad som bör göras.
3. Få fram ett underlag för dig när du ska formulera ditt företags kommunikationsbudskap.
4. Förutse frågor du kan komma att få från journalister och övriga målgrupper.

Exempel på hur en förenklad Swot-analys kan se ut för en restaurang:

Börja med att öppna ett tomt dokument och skriv ner dina styrkor, svagheter, möjligheter och hot som finns.

swot_restaurang

Nästa steg

Efter det att du har sammanställt SWOT-analysen så ser du mycket tydligare vad du och ditt företag behöver jobba mer med. Du kan fortsätta arbetet med att se över hur styrkor och möjligheter kan utnyttjas samt hur ditt företag ska göra för att minska svagheter och bemöta de hot som du har hittat.

Du ska nu ställa de här frågorna:

  • Vad ska vi göra för att förbättra våra styrkor?
  • Vad ska vi göra för att minimera/eliminera våra svagheter?
  • Vad ska vi göra för att ta tillvara på våra möjligheter?
  • Vad ska vi göra för att förebygga och neutralisera hoten?
  • Vilka frågor ska vi prioritera?

Du har nu kommit en bit på vägen när det gäller att affärsutveckla ditt företag!

Låter det krångligt?

Skicka ett mail till mig så hjälper jag dig!
andre.sjoberg@ledarskapsteknik.se

.

De dolda tillgångarna…

Förvånansvärt ofta kan du finna att det i många företag inte har gjorts någon riktigt analys över företagets nuvarande styrkefaktorer innan man börjar prata om marknadsexpansion och produktutveckling. Att identifiera ditt företags styrkefaktorer och inte låta de förbli outnyttjade är en väg till en god affärsutveckling.  En nyckel till framgång är att ha en målmedveten fokusering på befintliga affärer.

Ett grundläggande verktyg i affärsutveckling är SWOT-analysen. SWOT står för analys av Strenghts, Weaknesses, Opportunities och Threats eller på svenska Styrkor, Svagheter, Möjligheter och Hot.

Boken  “The Swot Analysis” av Lawrence G. Fine kan jag rekommendera för dig som vill fördjupa dig i SWOT-analysen.

SWOT-analys

SWOT-analys

 

Låter det krångligt?

Skicka ett mail till mig så hjälper jag dig!
andre.sjoberg@ledarskapsteknik.se

.