Så slipper du “brandkårsutryckningar”

Du arbetar som chef och är trygg i ditt ledarskap och din arbetsdag ser i stort sett nog ut så här, tror jag. Du svarar på mail och svara i telefonen och löser de problem som dyker upp, du pratar med medarbetaren som kommer in på ditt kontor. Du bockar av slutförda uppgifter från en lista och det känns förmodligen väldigt bra, det rullar på utan att du tänker på det. Detta är vardagen för många chefer och det är så det ska vara men inte endast utan det saknas en del. När du pratar med dina medarbetare, svarar på mail och i telefonen m.m. arbetar du operativt men du ska även arbeta strategiskt. Det är här de flesta chefer fallerar.

brandman

Operativt arbete kommer till dig men när det gäller strategiskt arbete måste du komma till det. Som chef är du väldigt duktig på det operativa arbetet men har inte utvecklat det strategiska arbetet och det kan bero på många anledningar såsom du vet inte var du ska börja eller att du förstår inte riktigt vad det menas med att arbeta strategisk eller så har du den föreställningen att du inte behöver arbeta med strategier för strategier har huvudkontoret presenterat.

Jag ska hjälpa dig och ge dig ett exempel på en enkel lokal strategi. En strategi är till en stor hjälp när du väl har utformat den.

 En förenklad lokal strategi kan se ut så här:

  • Spara tid
  • Hitta långsiktiga lösningar
  • Samarbeta med övriga interna avdelningar

Jag ska nu visa hur du som chef och ledare med hjälp av din ovanstående strategi kan komma att användas.

Exempel:
En medarbetare kommer in på ditt kontor och säger att kuverten är slut. Företaget har ett ramavtal med en leverantör av kuvert men det tar 5 dagar innan dem levereras. I närheten av ditt kontor finns det en butik som säljer kuvert men dem kostar 20 % mer.  Vi ska nu titta på vår strategi och kontrollerar vilka svar vi får.

 

Fråga nr 1: Sparar vi tid om vi köper kuverten i butiken istället från vår leverantör?

Svar: Ja, det gör vi.

 

Fråga nr 2: Är det en långsiktig lösning att ”panik” köpa kuvert från butiken istället från vår leverantör?

Svar: Nej, det är det inte.

 

Fråga nr 3: Samarbetar vi med övriga interna avdelningar?

Svar: Nej, vi har inte frågat om de andra avdelningarna har kuvert.

 

Sammanfattning:
Denna strategi tvingar dig att undersöka vad det är som har brustit, varför har det inte köpts in kuvert i tid? Det kanske saknas rutiner för detta? Detta kanske är en uppgift som ingen är ansvarig för? Varför har ingen frågat våra kollegor på de övriga avdelningarna?

Med en strategi, som den här ovan, kommer du att slippa göra så kallade “brandkårsutryckningar”. När dina medarbetaren förstår den lokala strategin kommer dem inte behöva “störa” dig för att få ett beslut på vad dem ska göra. Detta var en väldigt förenklad variant på en lokal strategi. Syftet med detta inlägg är att du ska få en viss förståelse för hur en strategi kan förenkla ditt arbete som chef och ledare.

Låter det krångligt?

Skicka ett mail till mig så hjälper jag dig!
andre.sjoberg@ledarskapsteknik.se

.

 

 

Välj rätt ledarskapsteknik

Vilken sorts ledarskapsteknik du ska förhålla dig till beror till stor del på i vilken mognadsgrad gruppen eller medarbetaren du leder befinner sig i just nu och inte var du vill att de ska befinna sig. Om sammansättningen i gruppen förändras eller om medarbetarens förutsättningar ändras måste du förändra ditt ledarskap. Det du måste ändra är hur mycket detaljstyrande och i vilken utsträckning du tar beslut. I figuren här nedan kan du på ett enkelt sätt se vilken sorts ledarskapsstil du bör ha.

 Ledarskap situation

 

Ett exempel: Om du som chef får en ny medarbetare som saknar kompetens, erfarenhet för arbetsuppgiften ska du agera efter ett ”Detaljstyrande” ledarskap. Du detaljstyr och tar samtliga beslut.

Om du däremot har en erfaren medarbetare som har kompetens men som får en ny arbetsuppgift som medarbetaren inte har utför innan ska du agera efter ett ”Beslutande” ledarskap. Du ger konkreta råd och bollar idéer med medarbetaren men du som chef tar besluten.

Om en medarbetare har kompetens och är erfaren men för att arbetsuppgiften ska bli utför krävs det samarbete med övriga kollegor ske ska du agera efter ett ”Stödjande” ledarskap. Du och medarbetaren tar beslut tillsammans. Under arbetets gång är du ett bollplank till medarbetaren.

Om medarbetaren har kompetens och är självgående agerar du efter ett ”Delegerande” ledarskap. Du delegerar genomförandet och beslutsfattandet till medarbetaren.

12 förutsättningar för att lyckas som chef

Dessa 12 punkter här nedan är något som du som chef och ledare ska kräva för att du fullt ut ska kunna utveckla ditt chefskap och ledarskap. Rätt förutsättningar är otroligt viktigt för hur stark grund du står på som chef. Om du saknar någon av nedanstående punkter bör du fundera över på varför du saknar en punkt och vad det i förlängningen kommer att leda till.

1. Du ska veta vad din chef förväntar sig av dig
2. Du ska kallas för chef om du är chef
3. Du ska ha en lön baserat på ditt ansvarsområde och din prestation
4. Du ska ha befogenheter och mandat för att kunna arbeta som chef
5. Du ska ha arbetstid som ger utrymme för att leda medarbetaren
6. Du ska ha en storlek på din personalgrupp som är hanterbar
7. Du ska få stöd från din chef i svåra situationer
8. Du ska ha utvecklingssamtal med din chef
9. Du ska ha karriärsutveckling som en del av arbetet
10. Du ska utvärderas som ledare
11. Du ska utvärderas som chef
12. Du ska ha utrustning som baseras på ditt ansvarsområde och mål

managment

 

 

 

Utveckla andra

En viktig del i ett bra ledarskap är att du själv har vuxit och utvecklats. När du är en ledare måste du hjälpa andra att utvecklas och växa. Det är inte ledarens uppgift att utveckla medarbetaren utan ledaren ska hjälpa medarbetaren att utveckla sig själv.

Den brittiska poeten Christopher Logue skrev om ledarskap:

Come to the edge
It`s too high

Come to the edge
And they came
And he puched
And the flew

I boken Ledarskap – 200 råd av Percy Barnevik (Sanoma Utbildning, 2013) finns det en bra beskrivning på vad ledarskap är:

Framgång kräver större insatser än vad de flesta medarbetare vill satsa, men inte mer än de är kapabla till. Skillnaden är ledarskap

.

Vad är affärsutveckling…?

Affärsutveckling handlar om strategi och är nyckeln till framgång för dig och ditt företag. Genom att ha en helhetssyn på omvärlden, marknaden, konkurrenterna, ditt företaget och dess affärer kan du skapa en långsiktig lönsamhet. För att lyckas med din affärsutveckling måste du ha ett långsiktigt marknadsperspektiv i dina tankarna.

Orden strategi och taktik kommer från den militära världen. Strategin syftar till att vinna kriget och taktik syftar till att vinna slaget. Med andra ord måste du behärska eller omge dig med personer som behärskar både strategi och taktik.

Att se in i framtiden är vad affärsutveckling handlar om och i rätt tid ta fram en strategisk inriktning som överensstämmer med den framtida utvecklingen. Detta är svårt speciellt när ägarna till företaget vill ha kortsiktig lönsamhet men det är dock inte omöjligt.

Undrar du över något så hjälper jag dig gärna!

au_nyckel

3 tips om konfliktlösning

Det är inte frågan OM du som chef kommer att få lösa en konflikt som uppstår. Det är frågan om NÄR du kommer att få lösa en konflikt. Det finns tre punkter som du då ska komma ihåg för att kunna lösa konflikten på ett smidigt sätt, tänk på att du måste både använda ditt ledarskap och chefskap.

  1. Samtal: Samtala med de inblandade enskilt. Ta aldrig samtalet där andra kan höra vad ni säger utan sitt ner i ett rum där bara ni två befinner er. Fråga vad motparten gjorde som den enskilde uppfattade som fel. Fråga sedan vad den enskilde gjorde som var rätt. Fråga sedan vad motparten gjorde som var rätt och slutligen fråga vad den enskilde gjorde som var fel. Lägg ingen värdering av det som kommer fram utan det kan du först göra när du har pratat med samtliga inblandade.
  2. Möte: Samla samtliga inblandade och förklara hur företaget ser på sina värderingar och att alla måste följa de värderingar som företaget har. Låt inte samtalet gå ut på vad han sa eller vad hon sa, prata inte om historik. Samtalet ska gå ut på att få ett svar på om samtliga inblandade härifrån och framåt kan samarbeta med varandra eller inte.
  3. Uppföljning: Efter någon vecka pratar du igen med de inblandade, enskilt, och frågar hur de tycker att de fungerar efter det senaste mötet. Detta samtalet är viktigt för det visar att du som chef ser på det inträffade som allvarligt och att du tar det på största allvar.

Få medarbetarna att göra det du vill… del 2

1. Den sociala arbetsmiljön.

Tänk dig in i dina anställdas situation. Hur ser dem på och hur agerar dem på tilltal, värderingar, möten, konflikter, beteende, attityder, umgängesformer, relationer med övriga medarbetaren och samtal? Hur ser belöningssystemet ut? Finns det tydliga och nedskrivna riktlinjer och policys? Har medarbetarna en arbetsbeskrivning?

2. Den fysiska arbetsmiljön

Denna punkten är den som de flesta chefer och ledare tycker är enklast att få svar på. Här gäller det att analyser den fysiska miljön såsom möblering, utrustning, uniformer, användning av lokaler och lokalernas utformning och utsmyckning. Hur uppfattar dina medarbetaren allt detta? Hur ser lunchrummet ut? Vilka färger har väggarna? Vilken typ av möbler finns det och varför? Ger den fysiska miljön rätt förutsättningar för dina medarbetaren att lättare nå de beteende mönster, attityder och värderingar som leder till företagets mål och visioner?

3. Informationsmiljön

Under punkt tre ska du besvara frågorna hur ser informationsflödet ser ut på ditt företag. Detta handlar om samtal, möten, posthantering till mail. Vem är avsändare och vem är mottagare? Vem får tillgång till informationen och hur framförs den och hur sänds den? Hur uppfattar mottagaren informationen? Har du effektiva möten? Vem rapporterar till vem? Hur sker rapporteringen? Hur kan ni bli effektivare? Hur hanterar ni post, mail och internet?

4. Medarbetarnas intryck och tankar

Vad tycker dina medarbetaren om sina kollegor? Vad tycker dem om ditt ledarskap och chefskap? Vad tycker dem om sin arbetsplats, om att vara lojal osv?

Har du någon fråga är det bara att maila mig!

Du hittar min mail under “Behöver du hjälp?”

.

Få medarbetarna att göra det du vill… del 1

Många chefer tar beslut med hjälp av sin magkänsla. Det går bra ibland och kanske inte lika bra i andra fall. Eller det kanske går bra men du vet att det kan gå bättre men vet inte hur du ska få medarbetarna att ge det där lilla extra. Om du tar ett beslut som bygger på fakta kommer du snabbt att inse vad det var som fattades för att få dina medarbetaren att göra det där lilla extra.

Du ska få välja i nedanstående exempel mellan två personer.

Person nr 1 tar beslut med hjälp av sin magkänsla.

Person nr 2 tar beslut baserad på fakta och vetenskap.

Exempel:Om du hade varit tvungen att genomgå en operation. Vem hade du då valt: En utbildad operationsläkare eller en person som utför operationen med hjälp av sin magkänsla? Svaret är givet!

Nu kanske du tänker att det är skillnad på en operation och hur jag leder mitt företag och de anställda. Men är det verkligen en skillnad…?

En viktig del i ditt ledarskap är att arbeta professionellt och om du tar beslut baserad på fakta är du en bra bit på vägen.

För att kunna påverka dina medarbetaren att gemensamt arbeta i riktning mot företagets övergripande mål behöver du först bygga en bra arbetsmiljö.

Det finns en väldigt enkel modell för hur du tar beslut baserad på fakta när det gäller arbetsmiljön. Det är fyra punkter som du ska ge svar på:

  1. Den sociala arbetsmiljön
  2. Den fysiska arbetsmiljön
  3. Informationsmiljön
  4. Medarbetarnas intryck och idéer

Jag kommer att gå igenom de fyra olika punkterna i mitt nästa inlägg, bra eller hur?