Framgångsrik uppföljning

Vid all affärsutveckling är det viktigt att du arbetar strukturerat. Det finns en del tekniker eller upplägg som hjälper dig med att kunna arbeta aktivt och utvecklande med din affärsutveckling. Upplägget som jag beskriver i detta inlägg kan appliceras på alla affärsområden som du vill förbättra och utveckla. När du arbetar och ska utvärdera vad du har åstadkommit bör du dela upp det i fyra områden.

För en framgångsrik uppföljning ska du gå igenom dessa 4 områdena:

 

  1. Produkt
  2. Marknadsföring
  3. Försäljning
  4. Leverans

 

PRODUKT
Har beskriver du vilka förändringar som har gjorts med produkten. Det kan handla om rena produktförbättringar såsom ny design, nya funktioner, utbildningar, certifieringar m.m.

MARKNADSFÖRING
Här beskriver du hur produkten har marknadsförts. Samtliga marknadsföringsevent ska du kunna räkna på hur mycket du får tillbaka per satsad krona. Kom ihåg att informera om de förbättringar du har gjort med produkten.

FÖRSÄLJNING
Här beskriver du hur produkten  säljs. Genom vilka kanaler, t ex via webshop, fysisk butik, fältförsäljning, mässor, direktreklam, Annonser i press och branschtidningar m.m. Det är viktigt att du har en uppfattning av fördelningen av försäljningen mellan de olika försäljningskanalerna.

LEVERANS
Här ska du beskriva de aktiviteter som görs för att hålla en jämn kvalitet på produkten. Tillverkningen/tjänsten måste kunna hänga med i försäljningsuppgången. Du ska även beskriva vad och hur du har löst reklamationer, kundsynpunkter, leverans problem m.m.

framgangsrik_uppfoljning

AVSLUTNINGSVIS
Om all din uppföljning och utvärdering görs på detta sätt så kommer du märka att du får ett mycket bättre helhetsgrepp och du kommer se var du ska lägga tid och resurser någonstans. Många av de chefer som jag har presenterat denna enkla teknik för har efter ett tag sagt att den har hjälpt dem att lyfta blicken. Enligt min erfarenhet så lägger många chefer mycket tid på det sista området “Leverans” och väsentligt mycket mindre tid, om ingen alls, på de övriga områdena när det gäller uppföljning och utvärdering.

Chefens fallgrop nr 3: Förstår inte att du testas som ny chef och ledare

Vem är den nya chefen? Hur beter sig den nya chefen? Vilka värderingar har den nya chefen? Dessa och många fler frågor har dina medarbetaren om dig som chef och ledare. Frågan är hur ska dem få svar på alla sina frågor?

Jo, dina medarbetaren testar dig!

Många nya chefer förstår inte att medarbetarna testar sin nya chef. Medarbetarna gör inte detta av elakhet eller av någon annan negativ anledning utan de gör det helt enkel för att få svar på sina frågor.

Hamna inte i onödigt jobbiga situationer genom att ta tag i gamla problem direkt utan lär dig först kulturen och skapa dig en egen uppfattning och samla in så mycket fakta som möjligt. Det är lätt att som ny chef vilja visa att du vågar ta beslut men ett förhastat beslut utan att ha en helhetsbild kan skapa mer problem och konflikter för dig längre fram.

Många medarbetaren kan även testa dig som ny chef genom att så kallat delegera uppåt arbetsuppgifter. T ex medarbetaren ber om råd och då säger du “Jag ska kolla upp det”. Helt plötslig är det du som har en uppgift att göra. Det är bättre att du som chef och ledare frågar medarbetaren “Vad tycker du? Vilken lösning tycker du är lämplig? Eller så hänvisar du medarbetaren till var det finns mer information angående det ni pratar om.” Låt medarbetaren utför arbetsuppgifterna och var tydlig, ställ krav och följ upp strukturerat. Om du inte gör detta finns det en stor risk att det är du som till slut sitter med samtliga arbetsuppgifter…

overloaded

Är du en bra chef eller en dålig chef…?

Vad skiljer en bra chef från en dålig chef? En sak som skiljer en bra chef från en dålig chef är hur du hanterar fel och brister i din organisation.  Jag vill ge dig ett verktyg som ger dig en möjlighet att se om du är en bra eller dålig chef.

Tänk på att detta är en väldigt förenklad och grov version men med det sagt så är det ändå ett bra verktyg för att grovt mäta och ge dig ett utgångsvärde på hur du ligger till.

Jag tänker mig alltid att det finns minst tre nivåer av chefer.

De tre olika nivåerna på chefer:

  1. Dålig chef
  2. Vanlig chef
  3. Bra chef

DÅLIG CHEF
Den dåliga chefen är duktig på att konstatera problem och hitta fel och brister. Men den dåliga chefen stannar här och jobbar inte vidare med sin personal med det som har konstaterats.

VANLIG CHEF
Den vanliga chefen är precis som den dåliga chefen duktigt på att få gruppen att konstatera brister och fel i organisationen men den vanliga chefen går ett steg längre. Den vanliga chefen tar även gemensamt fram lösningar på de brister och fel som har konstaterats och genomför lösningarna till en viss del.

BRA CHEF
En bra chef gör precis som den dåliga chefen och den vanliga chefen. En bra chef kommer gemensamt fram till och konstaterar brister och fel i organisationen och hittar lösningar. Det som utmärker en vanlig chef och en bra chef är att den vanliga chefen stannar till stor del vid lösningen medan en bra chef går ett steg längre och genomför och följer upp alla framtagna lösningar.

 

bra_chef

Chefens fallgrop nr 2: Vågar inte vara chef

Som chef måste du ta beslut och bestämma. Om du inte begår misstag nr 1 “Vara en kompischef” så kommer detta misstaget vara betydligt enklare att undvika.

Vissa chefer tycker att det är jobbigt att ta beslut och bestämma men det är en stor del av ditt uppdrag som chef. Det finns visa knep du kan ta till för att det ska vara enklare att vara chef och ledare.

  • Ta ansvar och våga vara ledare och chef, kryp inte undan.
    Alla kan inte tycka om dig men alla ska i alla fall respektera dig.
  • Var ingen kompischef.
  • Din närmste chef MÅSTE ge sitt fulla stöd till dig. Detta ska din närmste chef se till att samtliga medarbetare är införstådda med.
  • Lämna över inför alla på ett möte. Klargör vem som bestämmer.
  • Finns din företrädare kvar i organisationen ska denna person dra sig tillbaka och låta dig agera. Om denna person lägger sig i ska du genast upp detta till diskussion.
  • Stäva efter att vinna allas fulla förtroende. Detta tar tid men är en förutsättning för ett gott ledarskap och chefskap. En enkel sak är att aldrig prata negativt om en person som inte är närvarande.

 

afraid

Chefens fallgrop nr 1: Vara en “kompischef”

Ett vanligt misstag som många nytillträdda chefer gör är att de tror att chefen kan vara kompis med sina medarbetaren.

Detta är speciellt vanligt när en från gruppen blir utsedd till chef över sina gamla kollegor.

Du är INTE längre en i gänget och du är inte specialisten på att utföra arbetet. Du känner dig förmodligen trygg i din gamla specialistroll men nu är du chef och ledare och måste axla denna rollen istället. Det är inte du som ska veta bäst och utför arbetet nu utan det är din medarbetare som ska göra och veta detta. Du ska leda och fördela arbetet. Du ska se till så att resultat för verksamheten är så bra som möjligt och detta gör du bland annat genom att skapa förutsättningar åt dina medarbetaren till att gör ett bra jobb.

Som chef och ledare hamnar du i en situation mellan dina medarbetaren och företaget. Du kommer att få påtryckningar från dina medarbetare att de vill ha förändringar m.m. samtidigt som företaget har ett sparkrav på dig och din avdelning. Du kanske till och med måste säga upp en medarbetare på grund av besparingskrav.

Du är inte en i gänget och ska inte heller vara det. Du kan inte vara kompis med dina medarbetaren utan du är deras chef. Dina medarbetare kommer att ändra sin inställning till dig och detta kommer du att märka. Var bara lugn… detta är helt normalt och det är en del i processen.

När du har en chefsposition måste du tänka på vad du säger. Från och med nu företräder du arbetsgivaren och allt som du säger och lovar t ex om höjd lön, ledighet, befordringar och inköp av utrustning gäller, tänk på vad du säger…

 

Chefens misstag

Varför behöver du en strategi?

Tänk OM det blir precis så som du har tänkt dig, ditt drömläge?
Vad kul, eller hur?

Då kommer frågan, vad har du tänkt dig, vilket är ditt drömläge? Det är det som är grunden i din strategi.

Enligt min erfarenhet är strategier något som många tycker är jobbigt att arbeta med eller att det är endast något för den högsta ledning.

Vill du att ditt företag eller din avdelning ska lyckas?
Ja, svara du förmodligen. Men vad menar du då med att lyckas? Lyckas med vad?

Om du har en vision, strategi och delmål så vet du vad det är som du vill lyckas med. Det skapar en tydlighet för din organisation att veta vad företaget eller avdelningen vill uppnå.

Du har säker hört detta flera gånger tidigare att du och dina medarbetare måste ha en helhetsbild av verksamheten och tänka långsiktigt. Men varför är det så viktigt att ha en helhetsbild och tänka långsiktigt?

Förenklat kan jag beskriva det på följande sätt:

  • Vision – Det är företagets absoluta drömläge
  • Strategi – Det är vad vi gör, i vilken riktning, vi följer för att förverkliga vår vision
  • Mål – Det är vad vi måste uppnå längst vägen för att förverkliga vår vision

vision

Om du inte vet ditt drömläge hur ska du då veta i vilken riktning du ska leda företaget eller dina medarbetaren och om du inte vet vilken riktning hur vet du då vilka mål du ska sätta? Jag har träffat många små- och medelstora företag där de har satt mål på vad de vill uppnå. När vi sedan har satt oss ner för att gå igenom målen och se vad de ska leda till, i vilken riktning företaget styr mot, finner vi direkta motsättningar i deras mål. Detta inträffar därför att man har satt mål utan stöd från någon strategi. Man har nämligen börjat med att sätta mål och inte haft “tid” att ta fram en vision och strategi. Behöver jag säga att företagen har visat både ett bättre ekonomiskt resultat och en bättre arbetsmiljö framför allt för ökad tydlighet efter att en vision, strategi och mål har skapats.

Många av de chefer och företagsledare jag har träffat har några saker gemensamt när det gäller vision- och strategi arbetet: 

  • Man upplever att man lider av tidsbrist för att kunna arbeta med vision och strategi.
  • Det är ingen som efterfrågar en vision och strategi, inte ens din närmste chef.
  • Man upplever att man mår bäst när man kan påvisa vad man har gjort med en lång lista som man har bockat av. Det är inte lika lätt att bocka av tankearbete, din chef kanske till och med inte har någon förståelse för vad tankearbete är bra för.
  • Du arbetar operativt. Svarar på mail, telefonsamtal möter medarbetaren på ditt kontor. Det är dessa saker som du tycker påvisar att du gör ditt jobb och levererar resultat.

Operativa uppgifter kommer till dig men strategiska uppgifter måste du driva medvetet. Om du inte jobbar med strategiska frågor kommer dina dagar att handla till stor del om att rycka ut på så kallade brandkårssläckningar.

 

Så vänder du ett misstag till en fördel…

 

Jag har haft många samtal med chefer och för den delen företagsledare i ägarledda företag som har begått stora och små misstag och haft en oerhörd jobbig känsla inombords.

När du väl förstår att du har begått ett misstag har du kommit en bra bit på vägen. Men det är nu du förmodligen känner den där jobbiga känslan inom dig, precis som så många andra känner.

Jag har ett väldigt enkelt tips och en hoppfull förklaring på hur du kan vända ditt misstag till din fördel.

För att lätta lite på den jobbiga känslan du känner och ge lite framtidstro har jag ett tips på en tankegång jag brukar följa när jag har begått ett misstag.

Har du tänkt på att människor alltid pratar om “magkänsla” och “erfarenhet“? Dessa två saker hänger ihop, enligt mig, med att begå misstag och dra lärdom av de.

misstake

Att få den där knutan i magen efter att det har gått upp för dig att du har begått ett misstag är ett sundhetstecken och en del av processen till att bli en bättre chef och ledare som tar bättre beslut.

Din kropp mår dåligt och säger till din hjärna att aldrig göra om detta du precis gjorde. Hjärnan och kroppen börjar nu att skapa ett minne av denna händelse för att kunna identifiera liknande situationer i framtiden och varna dig för dem.

När du efter en tid kommer till en liknande situation kommer din kropp att säga ifrån genom att ge dig en “magkänsla” och din hjärna kommer att ta fram det minne som skapades tidigare och ge dig “erfarenhet“.

Med hjälp av tiden ändras benämningen “misstag” till att istället benämnas som “erfarenhet“. Tänk på det när du läser en platsannons där dem söker en erfaren chef… Då söker man en chef som begått misstag och tagit lärdom av dem. Lär dig av dina misstag för då kommer de med tidens hjälp att kallas och användas som erfarenhet.

Verksamhetsplanering

En verksamhetsplanering ska du göra för att skapa en tydlighet för dig och dina medarbetaren om vad som förväntas under det kommande året. Verksamhetsplanen utgår från den affärsplan du har gjort tidigare. Verksamhetsplanen konkretiserar hur målen från affärsplanen ska förverkligas genom aktiviteter.

Det finns många olika sätt att lägga upp en verksamhetsplan på men punkterna här nedan är en bra grund att utgå ifrån.

 

  • Strategi och vision – Vart är vi påväg och vart vill vi
  • Mål – Vad ska uppnås och hur ska det mätas
  • Aktivitetsplan – Vem gör vad, när och hur
  • Budget – Hur resurserna fördelas och vad kostnaden blir för genomförandet
  • Uppföljning och utvärdering– Vad gick bra och vad gick mindre bra och varför. Underlag för nästa steg

 

nyckel

Så här lyckas din ledningsgrupp med genomförandet av ert beslut

Ett beslut i sig kan vara bra men sättet att genomföra det kunde ha varit betydligt bättre. För att kunna genomföra det som ledningsgruppen har beslutat om måste berörda parter känna ett förtroende för sin ledningsgrupp samt uppleva att de får sin röst hörd. Att genomföra ett beslut vilar på två stora och viktiga steg.

  • Förtroende för ledningsgruppen att fatta genomtänkta beslut.
  • Sättet hur det ska genomföras.

Oftast uppnås inte önskat resultat på de beslut som ledningsgruppen har tagit. En anledning till detta är att ledningsgruppen även har beslutat om hur och på vilket sätt beslutet ska genomföras på. Enligt mig ska en ledningsgrupp ange beslutets önskade effekter och överlåt i så stor utsträckning som möjligt till organisationens medarbetare att finna de bästa vägarna för hur beslutet ska genomföras.

Att lyckas med genomförande krävs det att beslutet som tas ska baseras på fakta och vara genomtänkt. Under själva beslutsprocessen ska berörda parter ha fått sin chans att säga sitt, med andra ord ha en dialog. Låt sedan utformningen och arbetssättet till hur beslutet ska genomföras i praktiken till de medarbetaren och chefer som ska genomföra det.

Ledningsgrupp

Vanliga fel en ledningsgrupp gör

Vanliga fel en ledningsgrupp gör:

  • Tar på sig uppgifter som inte är övergripande vilket leder till att ledningsgruppen får mycket att göra och besluta om, vilket egentligen inte ska ligga på deras bord
  • Tar beslut under tidsbrist som nästan alltid leder till beslut som inte är riktigt genomtänkta.
  • Ledningsgruppen upplever det som motstånd mot förändringar när de som berörs av besluten ställer frågor. Oftast är det väldigt bra frågor som har sitt utgångsläge från en känd verklighet. Ställs det frågor har ledningsgruppen inte lyckats med att förankra sitt beslut.
  • Att förankra ett beslut är inte lika med att sätta upp ett anslag och maila berörda parter.
  • “trycker ut” beslut i organisationen som har tagits i tidsnöd och utformats dåligt.
  • Ett beslut som inte är förankrat i organisation kommer i bästa fall att genomföras på ett dåligt sätt och i sämsta fall inte genomföras överhuvudtaget. Tänk på att brist på motivation och engagemang beror på stor del på brist på dialog och upplevt förtroende.

 

management_team